「あの資料、どこにありましたっけ」「最新版はどれですか」。社内でこうしたやり取りが毎日のようにくり返されていないでしょうか。ファイルを探すより、詳しい人に聞いたほうが早い。その結果、特定の人に質問が集中し、その人がいないと仕事が止まってしまう。いわゆる属人化です。
情報をきちんと整理しなければいけないことは、誰もがわかっています。けれども、忙しい毎日のなかで「いつか整理しよう」の「いつか」は、なかなか来ません。
ここでは、毎週の無料セミナーでくり返し取り上げてきた Google の NotebookLM を使って、社内の資料やチャットのやり取りを、手で整理しなくても「聞けば答えてくれる資料」に変える方法をまとめます。
NotebookLM は「空っぽの図書館」
ChatGPT のような対話型のAIは、世の中の情報を幅広く知っている「巨大な図書館」のようなものです。一方、NotebookLM は最初は何も入っていない「空っぽの図書館」です。
空っぽなので、最初は何も答えられません。しかし、就業規則、マニュアル、議事録、社内資料などを入れていくと、入れた資料だけをもとに答えてくれるようになります。入社したばかりの新人が、資料を読み込むうちに何でも答えられるベテランに育っていくイメージです。しかも、気を使わずに何度でも聞けます。
この「入れた資料だけで答える」という性質は、次のような場面で役に立ちます。
- インターネット上の噂や古い情報に引っ張られず、自社の資料だけをもとに答えがほしい
- 社内チャットや会議の記録など、外に出せない情報の中から探したい
答えには、どの資料のどこを根拠にしたかが示されます。
何を入れて、何に使うか
入れられるもの
PDF、Word などの文書、ホームページ、スライド資料、音声ファイルなど、さまざまな形式の資料を入れられます（記事公開時点）。Google アカウントがあれば、無料の範囲で始められます。
使い方の例
- 質問して探す：「有給休暇の申請は何日前まで？」「この製品の保証期間は？」など、入れた資料をもとに答えてもらう
- 要点を取り出す：長いマニュアルや規程の要点、用語の説明をまとめてもらう
- よくある質問集を作る：問い合わせの記録から、よくある質問と答えのたたき台を作る
- 会議の記録を整理する：音声を入れて、決まったことや宿題を書き出してもらう
- マインドマップで整理する：論点や関係者を図にして、全体を見渡しやすくする
作ったたたき台を、文章づくりが得意な別のAIで整えたり、スライド作りの道具で資料にしたりと、得意な道具に引き継ぐと仕上がりが早くなります。
社内チャットも「資産」に変えられる
社内チャットは便利ですが、「数か月前に誰かが貼ったURLはどこ？」「あの資料の話はいつだった？」と、書く時間より探す時間のほうが長くなりがちです。
チャットには、仕事の経緯や判断の理由など、会社の資産になる情報がたくさん流れています。ただ、流れていくだけで後からたどれない状態では、資産とは言えません。名刺の束と同じで、整理されていなければ使えないのです。
そこで、手で整理するのをやめて、チャットの記録をまるごと NotebookLM に入れ、AIに探させます。
- チャットの記録を書き出す（ダウンロードできるサービスと、できないサービスがあります）
- 書き出した記録を NotebookLM に入れる
- 「先月決まった展示会の段取りは？」「◯◯の資料のリンクを一覧にして」などと聞く
週ごとや月ごとの振り返り、よくある質問のまとめ、散らばったリンク集づくりにも使えます。
続けるためのコツと注意点
定期的に入れ直す
一度入れただけでは、すぐに情報が古くなります。チャットや資料は日々増えるので、週に1回など決まったタイミングで入れ直します。手作業で10〜15分ほどかかっても、それ以上に探す時間が減るなら続ける価値があります。
共有の範囲を決める
ノートブックは、関係する人の Google アカウントだけに共有します。閲覧だけの人と編集できる人を分け、ノートブックの名前の付け方も決めておくと、あとで迷いません。人事や給与など扱いに注意が必要な資料は、入れてよいかを先に社内で決めてください。チャットの記録を書き出すときも、不要な個人情報は含めないようにします。
根拠を必ず確かめる
入れた資料が正しくても、AIが読み違えることはあります。大事な判断に使う答えは、示された根拠の箇所を開いて、本当にそう書かれているかを確かめます。
まとめ
- NotebookLM は「空っぽの図書館」。入れた資料だけをもとに答えてくれる
- 規程やマニュアル、議事録、社内チャットを入れれば、手で整理しなくても「聞ける資料」になる
- 定期的な入れ直し、共有範囲の決めごと、根拠の確認の3つで、安心して使い続けられる
AIの答えの確かめ方は、AIの答えをそのまま出さない：誤りを見抜く確かめ方で詳しくご紹介しています。どの資料をどの順番で集めるか、社内でどう運用するかは会社ごとに答えが違います。自社に合う進め方を一緒に考えたい場合は、お気軽にお問い合わせください。
文：嶺本高志（デジタルレイバーズ代表）