議事録づくりをAIで短くする：録音から文字起こし、要約、タスクまで

会議のたびに、録音を聞き直しながら議事録を書く。1時間の会議に、まとめの作業がもう1時間かかる。そんな職場は少なくありません。

AIを使えば、この時間は大きく短くできます。ただし、「AIに音声を渡せば議事録ができあがる」と考えると、うまくいかないことがあります。ここでは、毎週の無料セミナーで取り上げてきた内容をもとに、議事録づくりをAIで短くする流れと、作った議事録を次の仕事につなげるコツをまとめます。

「文字起こし」と「議事録づくり」は別の作業

議事録づくりがうまく進まない原因の多くは、2つの作業をまとめて一度にやろうとしていることにあります。

たとえば、ChatGPT のような対話型のAIは、文章の整理や要約は得意です。一方で、文字起こしが得意な道具は、話した内容をそのまま文字にするのは速くても、まとめはしてくれません。道具によっては、誰が話したかの区別（話者の区別）ができないものもあります。

そこで、文字起こしは文字起こしの道具で、まとめは対話型のAIで、と役割を分けます。これだけで、無料の範囲の道具でもかなりのところまでできるようになります。

オンライン会議なら、会議ツールの録画・録音機能や、会議を自動で記録してくれるAIのノート機能が使えます。対面の会議では、スマートフォンのアプリや小型の録音機を使います。録音ボタンの押し忘れが心配な場合は、録音専用の機器を予備として併用すると安心です。

録音する前には、参加者に「記録のために録音します」と一言伝えておきましょう。

文字起こしの道具は、無料で試せるものから月額のサービスまでさまざまです。選ぶときは次の点を見ます。

たまに使う程度なら無料の範囲で十分なことも多く、毎日のように使うなら月額のサービスを検討する、という順番がおすすめです。

文字起こしの結果を対話型のAIに渡し、決まった形にまとめてもらいます。毎回同じ指示を書くのは手間なので、議事録の「型」を決めて、使い回せるように保存しておくと楽になります。

お客様に共有する商談記録と、社内向けのタスク中心の記録とで、型を分けておくのもよい方法です。

最後に、議事録から「誰が・何を・いつまでに」を抜き出します。AIに「この議事録から、担当者ごとのタスクを一覧にして」と頼めば、たたき台はすぐにできます。

AIで議事録が簡単に作れるようになった一方で、新しい問題も出てきています。作った議事録が見られない・探せない・つながらない・動かない、という問題です。前回の会議と同じ議論をくり返してしまうのも、よくある例です。

セミナーでおすすめしているのは、議事録を「記録」ではなく「次の行動の起点」と考えることです。

こうすると、議事録・タスク・プロジェクトが一本の線でつながり、会議で決まったことが実行に移りやすくなります。

ある建設会社では、営業担当がお客様の要望を記憶に頼って社内に伝えていたため、伝え漏れや「言った・言わない」が起きていました。商談を録音して議事録にし、お客様にも内容を確認してもらう運用にすることで、こうした行き違いを減らす取り組みを進めています。

AIへの頼み方の基本は、中小企業がAIを使い始める前に知っておきたい全体像でもご紹介しています。社内で議事録づくりの流れをまとめて整えたい場合は、AI社員研修のカリキュラム例をご覧ください。

文：嶺本高志（デジタルレイバーズ代表）